Depuis mars 2010, l’archivage pérenne des fichiers déposés dans l’archive ouverte HAL est réalisé par le CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) ; ceci pour un archivage à long terme.

Chaque fichier principal du dépôt (fichiers textes au format pdf ou les fichiers images au format jpeg) est copié sur le système d’archivage du CINES - les fichiers contenus en annexe ne sont pas concernés.

Le CINES de son côté rejette tous les fichiers pdf dont la version est inférieure à 1.4, et ce, depuis juin 2012. Il s’agit d’une condition nécessaire pour pouvoir être archivé, elle ne garantit pas du tout l’éligibilité du fichier à l’archivage : d’autres critères sont utilisés qui ne sont pas testés lors du dépôt. Si vous voulez tester l’éligibilité de votre fichier, vous pouvez utiliser l’interface FACILE (http://facile.cines.fr/) proposée par le CINES.

C’est pourquoi lors du dépôt, HAL présente le message d’avertissement suivant pour les fichiers pdf qui à coup sûr, ne seront pas archivables du fait de leur version : "Le ou les fichiers pdf suivants sont d’une version obsolète pour pouvoir être archivés au CINES. Merci d’essayer de fournir une version plus récente (1.4 au minimum) » …. Ce message ne bloque pas du tout la procédure de dépôt, il suffit de le recharger un seconde fois.

Les nouveaux dépôts sont envoyés au CINES 3 mois après leur mise en ligne.