Si vous n’utilisez pas ScienceConf.org (plateforme Web s’adressant aux organisateurs de colloques, workshops ou réunions scientifiques développée par le CCSD), vous pouvez aussi déposer des actes de conférences dans HAL en suivant ces étapes.

ATTENTION : Dans le cas où l’organisation de la conférence est (ou a été) du ressort du Service "Cours- Colloques" Inria, merci de prendre contact avec ce service.

Consultez l’aide-mémoire à l’usage des organisateurs et/ou éditeurs scientifiques de conférence pour préparer le dépôt des actes dans HAL (pdf ci-contre)

Etapes pour la création d’une collection de conférence dans HAL

1.Consignes préalables à la création de la collection

Pré-requis : pour pouvoir déposer, vous devez avoir un compte dans HAL.

Prenez contact avec l’éditeur scientifique ou commercial éventuel des actes de la conférence pour vous assurer qu’il autorise le dépôt dans une archive ouverte.

Il arrive fréquemment qu’une seule personne dépose pour tous les auteurs de la conférence. Si le dépôt des articles est réalisé par un tiers, il doit :

• avoir tous les fichiers, (vous avez le choix de déposer les publications au format source ou au format pdf uniquement, ce qui vous évitera les éventuels problèmes de compilation).
• connaître les affiliations des auteurs,
• s’assurer que ces affiliations existent bien dans HAL-Inria (si non, les créer et les faire valider par le documentaliste de votre CR, Voir Contact)
• recueillir auparavant les signatures des auteurs avec leurs accords pour le dépôt dans les archives ouvertes.

Pour éviter de demander individuellement aux auteurs le droit de déposer et de rendre visibles les articles sous HAL, il est possible de mentionner explicitement dans le ’Call for papers’ de la conférence que la soumission à la conférence implique que tous les papiers acceptés seront déposés et visibles sous HAL (pre-prints ou la version finale selon les cas).

ATTENTION : Prendre contact avec votre service "Cours-Colloques" dans le cas où l’organisation est de leur ressort.

2. Création de la collection des actes de la conférence

Pour demander la création d’une collection, contactez le documentaliste de votre Centre de Recherche. Voir Contact

La page web associée à une collection a toujours une page d’accueil. L’idéal est de nous fournir le contenu de cette page d’accueil au format html, avec la feuille de style Css associée. Si vous n’en disposez pas, vous pouvez décrire le contenu souhaité pour cette page d’accueil et des pages de la collection :

• texte de la page d’accueil,
• image / logo (libre de droit),
• langues,
• onglets de consultation (par exemple : par auteur, par année, etc.)
• couleurs pour l’affichage des articles.

Vous devrez aussi choisir dans quelle instance de HAL cette collection apparaîtra (HAL-Inria, HAL, …). Enfin, vous devrez nous donner la liste de toutes les personnes qui pourront ajouter des publications dans cette collection. Ces personnes sont désignées par leur identifiant dans Hal-Inria.

Quelques jours sont nécessaires pour la réalisation de la page web de la conférence. Des exemples de collections de conférence :

http://hal.inria.fr/ALGOTEL2009/fr/

http://hal.inria.fr/ECCV08/fr/

http://hal.inria.fr/ORASIS09/fr/

3. Dépôt des publications sur HAL ou HAL-Inria

En amont du dépôt, il convient de savoir si le dépôt sera fait uniquement sur HAL / HAL-Inria, à partir d’une publication déjà déposée dans ArXiV, ou si vous souhaitez que vos publications soient également déposées sur ArXiv.

Si vous souhaitez déposer les publications en lien avec ArXiv, prenez contact avec les documentalistes Voir Contact de votre centre ET https://hal.archives-ouvertes.fr/page/transfert-vers-arxiv

Lors du dépôt des publications, choisissez le formulaire de dépôt adapté : « communications avec actes », « communications sans acte » ou « conférences invitées ». Voir Déposer par choix du formulaire

Il existe dans la base Hal-Inria+ un type de publication "Documents associés à des manifestations scientifiques". Ce nouveau type concerne notamment les posters, tutoriels ou présentations associés à des conférences. ATTENTION : obligation de dépôt du texte intégral.

Veillez à obtenir auprès de l’éditeur scientifique ces métadonnées qui doivent être renseignées :

Domaine( bien vérifier les domaines car il n’est pas possible de les supprimer) Classification ACM Mots clés Organisateur Editeur scientifique Editeur commercial Titre du volume

Comptez environ 10 minutes pour le premier dépôt puis cette première publication déposée peut servir de modèle pour les autres. (Dans votre « espace », cliquez sur le bouton « Utiliser comme modèle »).

4. Ajout des publications dans la collection (=estampillage)

Après avoir déposé les publications dans HAL, et dès que la collection est créée, il faut les « rattacher » à la collection précédemment créée (= estampillage au nom de la collection). L’estampillage) des articles déposés, peut se faire au fur et à mesure des dépôts ou à l’issue de tous les dépôts. Il n’est pas possible de « gérer » l’ordre d’affichage des publications dans la page de consultation de la collection. L’ordre dépend de la date de mise en ligne effective de la publication qui est différente de la date de dépôt. L’estampillage peut être effectué par votre documentaliste ; voir Contact ou par vous-même (il faudra indiquer à votre documentaliste ce choix pour vous donner « les droits » pour estampiller).

Pour estampiller :

• Connectez vous avec votre login
• En haut à droite, en dessous du menu, vous verrez apparaître ’estampiller’
• Cliquez sur ’estampiller’
• Saisissez l’identifiant de l’article à estampiller
• Sélectionnez la collection souhaitée. (Si la collection n’apparaît pas, c’est que vous n’êtes pas déclaré comme « tamponneur » de cette collection. Dans ce cas, contactez vos documentalistes
• Vérifiez vos données et validez

L’estampillage se fait document par document et version par version. Seule la dernière version sera visible sur la collection. Pour consulter votre collection :

• Allez dans ’Consulter/collection’
• Cliquez sur la collection souhaitée Ou utilisez l’url de la collection : http://hal.inria.fr/NOM_COLLECTION

Il est aussi possible de tamponner automatiquement tous les articles associés à une conférence en utilisant le champ "Titre de la conférence" (ex : ORASIS09 ou RTNS2009). Le tamponnage automatique est associé à la création du tampon sur la valeur du champ "conférence" ; prenez contact avec vos documentalistes.

Il est possible de « détamponner » ou d’affecter plusieurs estampillages à un même dépôt.

Quand on créée une collection, elle est d’abord non visible lors de la consultation par collection ; on peut y accéder via l’url http://hal.inria.fr/NOM_COLLECTION

Pour la rendre visible, il faudra demander à votre documentaliste de rendre la collection visible (VISIBLE = OUI).

Il est possible d’intégrer la page web associée à une collection dans le site de la conférence en passant par un cadre/iframe html. Voir un exemple : http://connect-forever.eu/publication.html