Deux cas de figure se présentent :

• Cas n°1 : Vous voulez ajouter une annexe à un dépôt qui comprend déjà un article principal.
• Cas n°2 : Vous voulez modifier ou redéposer le PDF principal de votre publication.

Cas n° 1 : Vous voulez ajouter une annexe à un dépôt qui comprend déjà un article principal.

Il est possible d’ajouter des annexes à une publication qui comprend déjà un article (au format PDF), sans créer de nouvelle version de dépôt. Cela ne vous contraint pas non plus à redéposer l’ensemble des fichiers déjà associés à votre publication.

Pour ajouter des annexes à un dépôt, il faut nous contacter archive-ouverte@inria.fr en précisant l’identifiant de la publication (de type « hal-XXXXXX » ou « inria-XXXXXX ») et en joignant les fichiers à ajouter. Le déposant peut envoyer un fichier ZIP avec des sous-dossiers pour chaque publication ou simplement les fichiers à ajouter.

Il existe 3 types d’annexes : les vignettes, les vidéos et les autres annexes. Nous insèrerons les documents dans le bon type de façon logique. Toutefois, si le déposant souhaite, par exemple, faire apparaître une vidéo dans la partie annexe plutôt que dans la partie vidéo, il suffit de nous le signaler. Le déposant a également la possibilité de préciser, s’il le souhaite, quelle image il veut afficher en vitrine (celle qui est visible lors d’une recherche dans Hal ou dans la page Web du chercheur).

Les types de fichier acceptés sont les suivants :

• Pour les images : .jpg, .tif, .png, .gif
• Pour les vidéos : .wmv, .avi, .flv, .mpg
• Pour les annexes : .ppt, .pdf, .txt, .frag, .vert, .ps, .ps.gz , .txt…

En cas de doute, envoyez-nous vos fichiers. Attention, la taille maximale de chaque fichier joint est de 150 Mb.

A noter que les dossiers zippés sont systématiquement dézippés.

A noter pour les images : le déposant a la possibilité de choisir une vignette vitrine pour chacune de ses publications. Cette image illustrera la publication lorsqu’un utilisateur effectuera une recherche dans Hal. Sans précision, nous mettrons en vitrine la première des images de la liste du déposant.

Cas n°2 : Vous voulez modifier ou redéposer le PDF principal de votre publication.

ATTENTION : si l’on dépose une nouvelle version de l’article principal, une Version 2 (V2) du dépôt est créée.

Les fichiers de la V1 resteront visibles sur la V1 du dépôt et ne peuvent être remplacés.

Pour créer une nouvelle version d’un dépôt déjà effectué, il faut :

• se connecter,

• Aller dans ’Mon espace/Mes dépôts effectués’,

• Pour insérer le fichier : sélectionner la notice concernée et cliquer sur ’Créer une nouvelle version’. Attention, les fichiers de la version précédente ne sont pas récupérés dans la nouvelle version.

La taille maximale des fichiers joints est de 150Mb.

Après avoir transféré les fichiers, vous pouvez, à ce moment seulement, les effacer : cliquez sur la poubelle : 2 icônes ’poubelle’ sont visibles, une pour enlever fichier par fichier, et une pour effacer un répertoire entier.

Cela crée automatiquement une version 2 du dépôt initial.

ATTENTION : il n’est pas possible de supprimer un fichier dès lors que le dépôt est réalisé (sauf cas exceptionnel ou si vous vous rendez compte que le fichier déposé n’est pas le bon. Dans ce cas, envoyez un mail à archive-ouverte@inria.fr).