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2/07/2012

Déposer des actes de conférence dans HAL en utilisant SciencesConf

Outil développé par le CCSD (CNRS).
Lancé fin 2010.

SciencesConf est une application dont la vocation est de fournir et de centraliser l’ensemble des outils informatiques nécessaires aux participants et aux organisateurs de conférences, organisées exclusivement par la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. L’ensemble de ces outils est accessible sur une plateforme web dédiée, hébergée par le CCSD et dont la pérennité est garantie.

L’interopérabilité de SciencesConf avec l’archive ouverte HAL est assurée, ce qui permet aux contributeurs qui le souhaitent de transférer automatiquement leurs actes déposés sur SciencesConf ainsi que de créer automatiquement une collection de cette conférence. Si vous utilisez SciencesConf, vous pouvez déposer des actes de conférences dans HAL en suivant ces étapes :

  • Fonctionnalités de ScienceConf

La plateforme Sciencesconf.org propose les fonctionnalités suivantes pour la conférence :

  • Pour les participants : inscription, soumission des papiers
  • Pour les organisateurs : hébergement et personnalisation du site web (gabarit, apparences, contenu, statistiques de consultation,
    • suivi des inscriptions, outils de sélection des contributions,
    • mise en place du programme, envoi de mail (appel à soumission, relance, …),
    • édition électronique, export des communications sur l’archive ouverte HAL, configuration. Détails
  • Déposer une publication dans SciencesConf
    • Vous êtes auteur ou co-auteur

Pré-requis : vous devez être inscrit à une conférence hébergée sur SciencesConf.org.

Modalités d’inscription : L’inscription est accessible pendant la période définie par les organisateurs.

  • Si vous possédez déjà un compte sur Sciencesconf ou sur HAL, vous pouvez directement vous connecter en utilisant vos identifiants.
  • Si vous ne possédez pas de compte, renseignez vos informations sur la page « Créer un compte ». Vous recevrez une confirmation de création par email ainsi qu’un lien pour activer votre compte.

Etapes pour déposer une contribution :

Une fois inscrit et pour déposer une publication dans HAL à partir de SciencesConf, vous devrez suivre les étapes suivantes :

1. Renseignement des métadonnées (titre, résumé, type et thématique, langue, date de production, mots-clés, commentaires, …).

2. Ajout des auteurs et des laboratoires Cette étape consiste à renseigner les auteurs. S’ils sont déjà enregistrés, ils seront proposés par auto-complétion. Dans le cas contraire, cliquez sur « Ajouter un nouvel auteur » et complétez les informations les concernant (nom, prénom, email) ainsi que leurs affiliations (laboratoire de recherche, tutelle, …) pour lesquelles une aide à la saisie basée sur le référentiel des laboratoires de HAL est également proposée par auto-complétion.

Si vous ne trouvez pas votre laboratoire, cliquez sur « Ajouter un nouveau laboratoire » et complétez les informations (nom, pays, tutelle). Si vous ne trouvez pas la tutelle du laboratoire, cliquez sur « Ajouter une nouvelle tutelle ».

3. Transfert des fichiers (facultatif) Un champ vous permet de sélectionner un fichier sur votre poste de travail, cliquez ensuite sur « Transférer ». Précisez le fichier qui sera mis en avant lors de la consultation (fichier principal). Un fichier PDF est automatiquement créé si le fichier est transféré dans un autre format.

4. Export des publications vers l’archive ouverte HAL Le transfert dans Hal est effectué par l’organisateur de la conférence et s’effectue en 1 clic à partir du site de la conférence.

  • Transférer les publications vers HAL

Vous êtes organisateur d’une conférence

Pré-requis : si vous ne disposez pas déjà d’un compte sur SciencesConf, vous devez vous « Créer un compte » ou utiliser votre compte HAL

Etapes pour créer une conférence :

  • Plus d’informations

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