L’affiliation d’un auteur se compose de 3 données :

• l’auteur (nom, prénom, autres prénoms, email)
• équipe de recherche (à renseigner pour certaines institutions hors Inria).
• son organisme d’appartenance
• son/ses laboratoires/projets.

Si vous avez activé l’option "m’associer comme auteur par défaut" lors de votre enregistrement (voir la partie article 12, vos coordonnées personnelles seront pré-remplies).

Attention : vous devez respecter l’ordre d’apparition des auteurs qui figurent sur votre publication et ne pas omettre un des auteurs, auquel cas votre dépôt serait refusé.

Les options de saisie

Vous avez plusieurs options pour la saisie des auteurs :

• Ajouter un nouvel auteur : à la saisie du nom d’un auteur, l’interface vous propose par complétion la liste d’auteurs enregistrés ou l’option "nouvel auteur".

Quand on sélectionne une forme auteur, tous les champs renseignés de la forme choisien (nom, prénom adresse mail, organisme d’appartenance et éventuellement équipe de recherche) s’ils sont renseignés. sont récupérés et peuvent être modifiés.

• Sélectionner les auteurs d’un laboratoire : vous pouvez sélectionner les auteurs affiliés à un laboratoire lorsqu’ils sont connus de Hal ; les informations auteur seront alors pré-saisies, vous aurez éventuellement à dé-sélectionner les laboratoires de l’auteur non concernés.

Note : Quand on sélectionne un auteur, par défaut, sont proposées les affiliations renseignées lors du dernier dépôt de l’auteur. Par contre, les affiliations à des laboratoires qui ont été fermés ne sont pas proposées ; vous devrez les sélectionner dans le menu "ajouter un laboratoire".

— > pour retirer les laboratoires non concernés, cliquez sur "la petite croix rouge".

• Ajouter une liste d’auteurs : vous pouvez saisir la liste des auteurs de votre publication pour pré-saisie ; si l’auteur est connu de Hal, les informations seront pré-remplies ; dans la négative, vous devez choisir "ajouter un nouvel auteur".

• Sélectionner depuis mes auteurs : cette option vous permet de sélectionner les auteurs à partir de vos co-auteurs préexistants.

Note : si vous cochez la case "auteur correspondant" ; ce(s) auteur(s) sera/seront informé(s) par mail lors du dépôt de la publication. (Les mails de ces "auteur(s) correspondant(s)" doivent être renseignés dans la fiche auteur). Le mail reçu par les co-auteurs comprend le mot de passe de la publication leur permettant de modifier leur(s) affiliation(s) s’ils le souhaitent.

Si l’auteur n’est pas connu de Hal

Sélectionner l’option "nouvel auteur" et procéder à la saisie des différentes rubriques :

Coordonnées de l’auteur :

• Saisir ces informations sous ce format :

Prénom + Nom + Autre(s) prénom(s) ou initiale(s) s’il y a lieu + Courriel (voir ci-dessus exemple)

Note : indiquer l’identité la plus complète possible (prénom complet (éviter de l’abréger) + nom + mail) pour limiter le risque de création de doublon"auteur".

Note : si vous rencontrez un doublon d’identité, les documentalistes de vos centres ont la possibilité de dédoublonner les formes auteur ; n’hésitez pas à les contacter. Voir la partie Gérer ses identités

• Auteur correspondant : l’auteur sera considéré comme le référent du dépôt et recevra les informations afférentes au dépôt

• Etablissement d’appartenance : il s’agit de l’organisme payeur (Inria, Université, Cnrs,...) ; ce n’est pas un champ obligatoire mais la saisie est fortement recommandée.

• Equipe de recherche : ce champ ne concerne pas Inria car la gestion des équipes-projets Inria (EPI) se fait au niveau du champ « laboratoire » uniquement. Ne pas renseigner ce champ si vous travaillez dans une équipe Inria.

Ajouter le laboratoire de l’auteur ou Equipe Projet Inria

• Si le laboratoire ou Equipe Projet Inria (EPI) est connu de Hal, l’interface vous propose par complétion la liste des laboratoires ou EPI connus de Hal ou l’option "renseigner ce nouveau laboratoire."

• Si le laboratoire n’est pas connu de Hal, l’interface vous propose de "renseigner ce nouveau laboratoire" et procédez à la saisie des différentes rubriques comme suit :

• les rubriques Nom et Sigle
  • ATTENTION : Pour les auteurs Inria, la rubrique "Nom" correspond au sigle de l’équipe projet (EPI), et la rubrique "Sigle" au(x) laboratoire(s) et/ ou centre de recherche,

Voir exemple ci dessous :

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Comment ajouter un auteur qui n’est pas dans un laboratoire ?

• Pour les auteurs extérieurs à Inria, la rubrique "Nom" correspond au développé du laboratoire et la rubrique "Sigle" au sigle de ce laboratoire.

On peut mettre par exemple le nom d’une institution, d’un centre de recherche ou d’une entreprise. Par contre, ce "laboratoire" ne sera pas validé.

La meilleure solution est de renseigner le Centre de Recherche dans le champ "laboratoire" et on ajoute l’entreprise dans le champ "Contrat, financement".

ATTENTION : dans le cas d’un dépôt croisé ArXiv, seul le le sigle est récupéré.

• la rubrique Tutelle(s) du laboratoire permet de renseigner les différents partenaires : institution, université, école, partenaire privé,.. Pour rappel, dans le cas d’une unité CNRS, vous devrez renseigner plusieurs identifiants : code, numéro UPR, UMR, ...

Une fois toutes ces rubriques remplies, il vous faut "Ajouter ce laboratoire" puis "Valider".

Si vous ajoutez un nouveau laboratoire/projet ; tant que cette information n’est pas validée par un documentaliste, vous ne pourrez pas réutiliser ce laboratoire/projet pour un prochain dépôt. Contactez le documentaliste de votre Centre de Recherche pour valider l’information. Voir Contact

A NOTER : pour les cas très exceptionnels de publications rédigées hors milieu professionnel, l’auteur est autorisé à utiliser l’affiliation no 73276 ""no affiliation" . Voir exemple : http://hal.inria.fr/hal-00680680

Pour plus de détails (copies d’écran) sur les affiliations, vous pouvez consulter la documentation de HAL.