Statuts

Statuts de l’association CasuHAL

Statuts de l’association CasuHAL en version pdf

Article 1er : Constitution et dénomination

Il est fondé entre les soussignés et toutes personnes qui adhéreront aux présents statuts une association régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 dénommée CasuHAL, Communauté des utilisateurs de l’Archive ouverte HAL et services connexes, regroupant les utilisateurs de l’archive ouverte HAL tels que définis dans l’article 4.

Le siège social est fixé au 14, chemin des abricotiers 97490 SAINTE CLOTILDE. Il pourra être transféré par décision du Bureau.

Article 2 : Objet

Cette association a pour objet de :

  • promouvoir l’échange d’informations entre les institutions qui utilisent l’archive ouverte HAL et services connexes grâce au partage de l’information, de la documentation et des ressources des membres ;
  • appuyer les demandes de développement de l’archive ouverte HAL répondant en particulier aux besoins des administrateurs, gestionnaires et référents de portails et de collections HAL, des archives ouvertes versant dans HAL et de la communauté de chercheurs qu’ils représentent;
  • participer aux décisions stratégiques de l’archive ouverte HAL;
  • fournir un moyen de communication direct et officiel avec : le CCSD , d’autres associations, les pouvoirs publics, tout autre organisme public, parapublic ou privé traitant de problèmes liés à l’utilisation de l’archive ouverte HAL ;
  • fournir un forum ouvert et transparent aux utilisateurs de l’archive ouverte HAL et services connexes ;

Ces objectifs seront atteints notamment par les moyens suivants :

  • la constitution de groupes de travail sur des sujets généraux ou spécifiques, choisis par les membres de l’association ;
  • la tenue de réunions ou visioconférences ;
  • la publication des comptes rendus des réunions ainsi que des travaux de groupe ;
  • la mise en commun de moyens, d’expériences et de savoir-faire ;
  • en étant un interlocuteur privilégié des instances décisionnelles de l’archive ouverte HAL et services connexes.

Article 3 : Durée

La durée de l’association est illimitée.

Article 4 : Composition de l’association

L’association se compose de personnes physiques utilisatrices de l’archive ouverte HAL en tant qu’administrateur de portails, gestionnaire de collections, référent structure, responsable d’archive ouverte versant dans HAL, dans le cadre d’une relation contractuelle ou non avec le CCSD, ci-dessous dénommées « membres ».

L’inscription auprès du bureau de l’association est obligatoire pour obtenir la qualité de membre.

Article 5 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :

  1. la démission adressée par écrit au président de l’association,
  2. la cessation d’utilisation en tant qu’administrateur de portails, gestionnaire de collections, référent structure, responsable d’archive ouverte versant dans HAL, de l’archive ouverte HAL,
  3. la radiation pour motif grave ou portant préjudice aux intérêts moraux ou matériels de l’association, apprécié par le Bureau. Le membre, représenté par un délégué, aura été invité huit jours avant par lettre recommandée à se présenter devant le Bureau pour fournir des explications. Le Bureau prononcera le cas échéant la radiation. Un rapport sera présenté à l’Assemblée générale qui validera ou cassera la décision du Bureau. Une radiation est toujours prononcée lors de l’Assemblée générale.

Articles 6 : Ressources

L’adhésion à l’association est gratuite.

Article 7 : Bureau

L’association est administrée par un Bureau d’au moins 4 et au plus 8 délégués. Les animateurs des groupes de travail sont membres de droit du Bureau. Les autres délégués sont élus par l’Assemblée générale pour deux ans, ils sont rééligibles.

Le Bureau se compose d’un président, d’un trésorier, d’un secrétaire. S’il y a lieu, sur proposition du Bureau, un vice-président, un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint peuvent être désignés. En cas de vacance, le Bureau pourvoit provisoirement au remplacement des délégués défaillants. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de l’Assemblée générale suivante.

Article 8 : Pouvoirs du Bureau

Le Bureau est investi des pouvoirs nécessaires pour prendre toutes les décisions qui ne sont pas statutairement de la compétence de l’Assemblée générale telle que définie dans l’article 11. Il est chargé de la mise en œuvre des orientations décidées par l’Assemblée générale, ainsi que de l’ordre du jour de l’Assemblée générale, de la préparation des bilans et des propositions de modification du règlement intérieur ou des statuts. Il se prononce sur les admissions ou les exclusions des membres. Il peut confier des missions (formation, participation à des groupes de travail…) à l’un des membres de l’association. Il rend compte de sa gestion lors de l’Assemblée générale.

Article 9 : Fonctionnement du Bureau

Les membres du Bureau se doivent d’être en contact étroit (e-mails, téléphone, réunions, visioconférences, etc.) pour administrer au mieux l’association. Les décisions prises par voie d’e-mail ont autant de légitimité que les décisions prises lors de réunions, physiques ou virtuelles.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents du Bureau pour les réunions physiques ou virtuelles et à la majorité des voix exprimées pour les communications par e-mails. En cas de partage égal des voix, la voix du président est prépondérante.

En cas de réunion (physique ou virtuelle), les membres du Bureau sont convoqués par écrit (lettre ordinaire ou e-mail) par les soins du président, assisté par le secrétaire. Le Bureau ne peut valablement délibérer que si plus de la moitié de ses membres est simultanément présente. Les réunions sont présidées par le président ou son mandataire.

Le bureau s’engage à représenter la diversité de ses membres telle que définie dans l’article 4.

Article 10 : Pouvoirs du président

Le président représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il a notamment qualité pour ester en justice au nom de l’association. Il peut pour un acte précis déléguer ce pouvoir à un autre membre du Bureau.

Article 11 : Assemblée générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’association.

Chaque membre peut se faire représenter par un autre membre de son choix. Le nombre de pouvoirs est limité à un par membre présent. L’Assemblée générale est seule compétente pour :

  • élire, renouveler et révoquer les membres du Bureau ;
  • modifier les statuts et prononcer la dissolution de l’association ;
  • contrôler la gestion du Bureau, la situation financière et morale de l’association.

Article 12 : Fonctionnement de l’Assemblée générale

Elle se réunit, en présentiel ou en visioconférence, au moins une fois par an et chaque fois qu’il est besoin, soit sur convocation du président, soit sur demande du tiers des membres de l’association. Quinze jours au moins avant la date prévue, les membres de l’association sont convoqués, par écrit (courrier papier ou email), par les soins du président, assisté dans cette tâche par le secrétaire. L’ordre du jour, établi par le Bureau, est indiqué sur les convocations. Toute proposition de modification de l’ordre du jour devra être déposée huit jours au moins avant la réunion et sera soumise à l’Assemblée. Le président, assisté des membres du Bureau, préside l’Assemblée et expose la situation morale de l’association. Si besoin, le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan annuel à l’approbation de l’Assemblée.

Les décisions de l’Assemblée générale statuant à titre ordinaire sont prises à la majorité absolue des membres présents ou représentés. Toutes les décisions ordinaires sont prises à “main levée”, mais peuvent se prendre à bulletin secret à la demande d’un des membres. Le vote par vidéoconférence ou par Internet est considéré comme valable. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents, représentés ou ayant voté par vidéoconférence ou par Internet.

L’Assemblée générale ne peut valablement délibérer que si un tiers au moins de ses membres est présent ou représenté. Si le quorum n’est pas atteint, une nouvelle Assemblée générale peut être convoquée sans nécessité de quorum, sauf si elle doit statuer sur la révocation d’un ou des membres du Bureau. Dans ce cas, l’Assemblée générale statuant à titre extraordinaire ne peut valablement délibérer que si la moitié de ses membres est présente ou représentée et prend ses décisions à la majorité qualifiée des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 13 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le Bureau, qui le fait approuver par l’Assemblée générale. Ce règlement intérieur s’impose à tous les membres de l’association. Ce règlement éventuel est destiné à fixer les modalités d’exécution des présents statuts et des activités de l’association.

Article 14 : Dissolution

La dissolution peut être prononcée lors d’une Assemblée générale ordinaire. En cas de dissolution, à prononcer par au moins les deux tiers des membres présents ou représentés, l’Assemblée générale désigne deux personnes chargées de procéder aux opérations de liquidation.

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