Modération locale : retour sur le test d’Aix-Marseille Université

Nous avons pu tester la modération locale entre le 02/05/2017 et le 15/07/2017, afin d’en évaluer la faisabilité pour notre établissement. Il s’agissait de contrôler la qualité des métadonnées saisies dans notre portail et de vérifier le respect des politiques éditoriales en matière d’auto-archivage en cas de dépôt du fichier PDF éditeur ; ce travail est effectué en temps normal par les équipes du CCSD et de l’INIST au niveau national.

Le test a été effectué sur une base RH de 1,7 ETP jusqu’au 19/06/2017, puis 0,7 ETP par la suite.

Volumétrie

Nous avons modéré 99 dépôts effectués sur HAL AMU (21%), sur les 474 documents déposés affiliés à AMU sur la période ; il s’agit très majoritairement d’articles de revues scientifiques.

La période n’est pas spécialement celle où l’on constate les dépôts les plus nombreux (plutôt localisée sur novembre-janvier), néanmoins le nombre de dépôts sur la période est en augmentation de 40 % par rapport à mai-juin 2016.

Types de corrections

On distingue plusieurs types de corrections, qui vont avoir un temps de traitement plus ou moins long :

  • Les corrections de métadonnées : DOI, mots-clé, domaine, financement ANR ou européen, titre, résumé, URL, langue… Certaines peuvent être faites directement sur la page de modération, d’autres nécessitent l’édition du dépôt. Ce sont néanmoins les corrections les plus rapides
  • Les corrections d’affiliation : Il faut éditer le dépôt, aller à l’étape « Auteurs », et rechercher la bonne affiliation, ce qui allonge le temps de traitement.
  • Les corrections sur les référentiels : Elles concernent essentiellement les revues, qu’il faut valider dans Auréhal.
  • Les interventions sur les fichiers pdf : Lorsque l’auteur ne dispose plus de sa version validée, ou pour supprimer des pages blanches. Ce sont les corrections les plus longues.

Et tous ces éléments peuvent se combiner entre eux sur un même dépôt.

Dans 29 % des cas (29 dépôts), les documents ont pu être déposés sans qu’il y ait de modification à faire.

A l’exception de 5 cas (6%), toutes les corrections ont été effectuées directement par les modératrices, et la mise en ligne s’est faite immédiatement. Dans les cas où la modération n’a pas pu corriger les dépôts, ceux-ci ont fait l’objet de messages ou d’appels téléphoniques. Les raisons des demandes de modification concernaient essentiellement des documents incomplets, et des preprints déposés au lieu de post-prints.

Durée

Durant cette période de test, la modération nous a pris entre 2 minutes (le temps d’ouvrir le fichier et de vérifier les métadonnées) et jusqu’à 22 minutes (cas de séparation d’un pdf en 2 parties + nettoyage et correction de métadonnées). Le temps de traitement moyen est de 5 minutes.

Le total du temps passé à la modération s’élève à 7h15 sur 2 mois, soit 3h37 par mois.

Les avantages de la modération locale

Un gain de temps indéniable : Pratiquement toutes les modifications étant effectuées par les modératrices, les dépôts sont mis en ligne très rapidement (dans les 24h suivant le dépôt, voire moins).

Un contact privilégié avec les chercheurs : Les quelques fois où il a fallu interagir avec les déposants, ceux-ci ont apprécié de voir qu’il y avait un suivi, nous avons également eu l’occasion de montrer l’intérêt du dépôt du postprint plutôt que celui du pre-print, etc.

Par ailleurs, il nous est venu naturellement de signer nos messages de demandes de modification, ce qui ajoute un niveau de personnalisation qui favorise les échanges.

Une cohérence dans les règles de modération : Après avoir suivi une demi journée de formation à la modération, et intégré les règles de la charte de modération fournie par le CCSD, nous avons fait le choix de procéder nous-mêmes à toutes les modifications éventuelles, et de ne contacter le déposant qu’en dernier recours, afin d’éviter les écueils de la modération actuelle de HAL.

Les inconvénients de la modération locale

La modération locale ne concernant que les dépôts effectués dans notre portail, il y a un risque d’incohérence dans la modération selon le portail de dépôt, qui peut surprendre le déposant utilisant indifféremment l’un ou l’autre portail. Pour bien faire, il faudrait récupérer en modération locale tous les dépôts affiliés à l’établissement, et ce quel que soit le portail de dépôt.

La difficulté principale en ce qui nous concerne réside dans la volumétrie des dépôts à traiter : avec plus de 255 dépôts par mois en 2016, à raison de 5 minutes par document en moyenne, la modération représente 21h par mois, soit un peu plus d’une heure par jour. Sachant que 2017 connaît une forte hausse des dépôts (+ de 60 % sur la période janvier-juin), ce chiffre pourrait raisonnablement doubler sur l’année, pour occuper un tiers de temps de travail.

En résumé

La délégation de modération représente pour l’établissement un gain qualitatif certain : la possibilité de personnaliser les messages, de faire les corrections mineures au niveau de la cellule OA, d’assurer un suivi des dépôts, ce qui permet d’améliorer les relations avec les enseignants-chercheurs et de faire de la pédagogie de proximité. Elle permet également un gain de temps réel sur le délai de mise en ligne des documents.

Néanmoins, les éléments suivants ne doivent pas être négligés dans l’examen du dispositif : le volume de dépôts potentiellement concernés est important, il faut pouvoir dégager du temps de RH supplémentaire.

Par ailleurs, nos analyses se basent sur une répartition homogène des dépôts, alors qu’en fait il y a une saisonnalité qui peut difficilement être ignorée : l’appel du bonus en fin d’année concentre une activité intense de dépôt sur une période assez courte, qui est par ailleurs une période généralement chargée.

Enfin la simplification du dépôt dans HAL est prévue pour un passage en production début octobre : nous n’avons encore aucun recul sur le temps qui va devoir être mobilisé par l’équipe pour modifier les dépôts, ajouter les affiliations, etc.

En conclusion, l’AMU ne se lancera pas dans la modération locale des dépôts pour des raisons de ressources humaines et reconsidérera la question si la situation venait à changer.

Marlène Delhaye (Aix-Marseille Université)

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